「老師,我想做的事很多,常常覺得時間不夠。」

沒錯,這是許多人都會遇到的情況,但它不棘手。

時間管理確實是高效率和成功的重要因素,因為我們真正有限的就是時間,如果要讓生活過得悠閒又自由,就不得不好好研究這個議題。

效率就是專注在重要的事

有句外國諺語很有啟發性:

我們需要的不是更多時間,而是需要更多專注。

這強調了專注的價值,即集中精力於重要的任務,而不是僅僅追求更多的時間、或更忙碌的生活。這與史蒂芬·科維的《高效能人士的七個習慣》提倡的「時間矩陣」應用有關,也就是把任務分成四個象限:

  • 重要又緊急
  • 重要不緊急
  • 緊急不重要
  • 不緊急不重要

網路有篇文章寫得很好,據稱是來自已退休HP大中華總裁孫振耀先生所述:

如果我們平常沒有做重要的事,就容易要應付緊急的事

例如學習高效率的思維模式是重要的事,完成工作是緊急的事;注意消防安全是重要的事,逃離火場是緊急的事;保持身體健康是重要的事,掛急診是緊急的事;透過投資創造穩定的利息收入是重要的事,為了賺錢找工作是緊急的事。

怎麼判斷哪些是重要的事?我認為能同時兼顧人生不同面向的事,就是重要的事,而這些事通常都不緊急,最好每天做一點、每天成長一點。

例如堅持健身可以幫助我們保持健康、心靈也變得愉快、未來也能省一筆可觀的醫療費用;領養導盲犬則兼顧公益、健康和家庭和諧;多看不同的書來投資自己能增加知識、讓心情愉快、也能提高收入,是巴菲特推崇的最好投資。

這是一種「一石三鳥」的效率型思維,將多個目標結合在一起,同時兼顧人生多個面向,像是打保齡球一樣,達到更有效率的結果。

重要又緊急的事就是火燒屁股的事

重要又緊急的事無法管理,在人生中出現的次數越少越好。例如:

  • 周轉不靈的企業家趕銀行三點半。
  • 摔車受傷,緊急送醫。
  • 明天就是截稿日,進度0%。

這些事情有些是重大意外,有些是缺乏長期規劃導致的,當它發生時,常常是火燒屁股的時候。如果我們常常做重要不緊急的事,就有機會減少這些重要又緊急的事情。

重要不緊急的事就是高效率的事

我們應該常常去做重要不緊急的事來提高人生的效率,免得每天火燒屁股。例如:

  • 每天學習一些新知,或精煉舊技藝,投資自己。
  • 提前規劃,設置各種B方案、C方案,防範未然。
  • 維持運動的習慣,注意飲食均衡。

像我自己喜歡研究各種不同的金流管道,像是如何把加密貨幣利息轉成可刷手機買東西、Swift以外的跨國金流管道等等。這麼做是為了增加財務的彈性,免得因為長期依賴一種方式,導致危機來臨時失去靈活性。

緊急不重要的事能少則少

這類事情來臨時也事需要立即反應,由於多半不重要,在人生中也是越少也好。像是:

  • 快遞包裹(尤其是別人的包裹)。
  • 不速之客或是陌生人搭訕。
  • 別人召開的臨時會議(通常跟我們沒什麼關係)。

這些事情容易打斷我們手邊的工作,讓我們失去專注力、降低做事的效率,因此創造一個保護專注力的場域,透過授權或掛上「請勿打擾」的牌子,是常見的做法。

不重要又不緊急的事,完全不用理會

在資訊爆炸的時代,這類事情多如牛毛。不管是為了提高工作效率,還是為了享受人生,都應該盡可能讓這些事情遠離視線。不重要又不緊急的事有:

  • 廣告信。
  • 社群通知。
  • 理會Line群組的假新聞。

這類事絕大多數都是在浪費我們的時間,我們應該把真正重要的親友、或是有共同價值觀的夥伴放在特定群組,其他訊息完全不用理會。

總結

彼得‧杜拉克在《杜拉克談高效能的五個習慣》的「習慣四:先做最重要的事」篇章裡也支持這種說法。杜拉克認為一個人同時做兩件事,消耗的時間是會原來的5倍;反之,若專心做好一件事,效率會提高5倍。

因此,專心做好一件可以滿足同時人生不同面向的事,是高效率人生的必修課。至於那件事是什麼事,就看我們想過什麼樣的人生。對我來說,保持健康和看書學習是必要的、也是效率最高的。

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