老師,請問為什麼你做事情的效率這麼高?

個人喜歡追求效率。當我們做事越有效率,越有時間做自己喜歡做的事,所以我會刻意提高自己每個行動的效率。

高效率的行動,來自於有效的思維模式。我將高效率的思維模式比喻為「齒輪」,具備齒輪思維的人比喻為「齒輪人」。

齒輪人能夠在多個領域同時取得高效的成果,產生「綜效」(synergy),因為他們:

  • 視野較宏觀。
  • 彈性高,跨域能力強。
  • 學習焦點側重原則。
  • 會致力降低邊際成本。

與其相對的則是「螺絲釘」,都一樣是旋轉,缺乏效率思維的人比喻為「螺絲人」。螺絲人有這些特色:

  • 視野較微觀。
  • 較缺乏彈性與跨域能力。
  • 學習焦點側重專業知識。
  • 邊際成本較高。

為何用齒輪比喻高效率的思維模式?

因為一個擺對位子的齒輪,只需輕輕一轉,就能帶動 10 個齒輪一起轉;如果做事缺乏效率,就好像一根螺絲,想同時搞定 10 個洞,肯定分身乏術。

以職能為例,我選擇作為獨立財務顧問 (IFA),強化的核心能力為資產配置,這項能力可用宏觀、客觀且全面的角度檢視客戶一生的財務規劃,包括財務規劃、投資、保險、傳承(遺贈)以及稅賦等多個面向,還能協助客戶避免地緣政治風險。

一項專長可應用多種需求,或一個技能解決多個問題,這就是高效率的展現。都是旋轉,當齒輪帶動多個齒輪會比當螺絲解決一個問題來的好。

延伸閱讀:《為何不 under 在任何單位?獨立理財顧問的7個獨特優勢》

若我留在原本的保險領域,很容易陷入「螺絲人」的誤區。因為當客戶有投資賺錢、節省支出或傳承方面的議題,客觀來說,是無法僅靠保險商品做更有效率的解決。

然而,若我們陷入保險行業的同溫層,就容易以為保險商品可以解決所有財務問題,不僅缺乏時間運用上的效率(為了溝通或理解新商品),連客戶的資金運用也缺乏效率(因為產品不合適)。

如何知道自己現在做事是否有效率?

識別自己的決策、思維模式、處事方法等是否有效率,也很簡單:當我們忙得暈頭轉向時,很可能已經陷入「螺絲人」的誤區。

那麼,為何有些人效率這麼高、賺錢也賺幸福?

高效率齒輪人的 4 個秘密

秘密1:高效率的齒輪人視野較遠

齒輪人的視野較遼闊,他們在思維上偏向綜觀全局,因為他們必須了解自己要擺在哪個位置、做出什麼行動,才能讓其他齒輪跟著運作。

螺絲人的視野較微觀,他們傾向在自己的崗位上安分守己。

舉例而言,高效率的專案經理(齒輪人)會用宏觀角度來看待整個專案的發展狀況,並通過溝通、協調與調度,在有限的資源中尋求最佳解決方案;而低效率的專案經理(螺絲人)容易跳下去自己做,什麼事都親力親為,忙得暈頭轉向。

高效率的工程師(齒輪人)願意了解其他部門在做什麼,視野甚至遍及用戶端,會顧及到使用者體驗,從宏觀角度來寫程式,並力求程式的精美來降載( load shedding)。低效率的工程師(螺絲人)有可能一頭埋入程式本身當中,從而忽略整個程式的最終目的。

雖然就工作性質而言,工程師並不需要具備遼闊視野也能完成任務,然而常見的管理災害,就是當只埋首於個人任務的螺絲人升遷至需要廣泛視角和跨部門協作的管理職位時,往往因為本來視野較微觀,導致團隊整體的效率下降。

相反,若能識別並培養具有宏觀思維的齒輪人員工來擔任管理職位,則有助於提升企業的整體運作效率。

秘密2:高效率的齒輪人較有彈性

齒輪人的彈性較高,可以隨時依狀況調整位置,試圖創造更大的綜效、更高的效率。因此,齒輪人更願意跨域,學習以前沒接觸過的東西。

螺絲人在一個崗位久了,容易越埋越深。他們的跨域意願沒那麼高,導致時間越久,螺絲人轉換跑道的成本越高,就像已經鎖好的螺絲,想轉出來換到其他地方,花費的時間跟力氣較多。

同樣都是解決客戶財務問題,思維模式偏向螺絲人的,就好比年資 20 年的保險處經理,較容易用保險的視角看一切財務問題,缺什麼、買什麼險,而忽略其他投資工具術帶來的財務效率優勢。

而思維模式偏向齒輪人的獨立理財顧問,較願意同時學習債券、股票、穩定幣等多元投資工具,能站在更高的視角,用不同的理財工具解決不同的問題。

以資產為例,房地產就像螺絲,缺乏彈性,在資金流動上極度缺乏效率;而金融資產則像是齒輪,彈性高,資金流動的效率很高。

以學習為例,螺絲人習慣用過去的專業解決現在與未來的問題,可能拒絕接觸 AI 、區塊鏈等新趨勢;而齒輪人更樂於擁抱新趨勢,願意透過 AI 提升工作、學習或思考的效率。

秘密3:高效率的齒輪人聚焦於原則

高效率的齒輪人在學習時注重「原則」或通用的「通識能力」,例如溝通、簡報、業務和管理技能,同時也具備基本的邏輯、數學以及風險認知能力。他們傾向實用主義的思維模式。

相對地,螺絲人則更偏好深入學習「專業知識」,成為某一領域的專家。然而,這種專注可能導致他們忽略通識能力而阻礙職涯發展,或是忘記學術的價值在於實踐,逐漸走向孤立的象牙塔。

舉例來說,若要培養能力,我更傾向於提升溝通技巧,因為這在各個行業中都是至關重要的,可謂「學一技,致百用」。

好的溝通技巧可提升家庭、職場和人際關係,好的企劃能力、整合能力也可套用到其他職域。也因為聚焦於泛用的能力,齒輪人的辨識力較高,在識別詐騙或假平台的效率也較高。

舉例,當有人聲稱「透過律師追回在區塊鏈被騙走的資產」(此多為二次詐騙)或某爭議公司對外宣稱「經律師審查,財報無異常」時,不同的思維模式會產生不同的反應。

螺絲人可能較難察覺哪裡有問題,因為他們在學習時傾向專業知識本身,習慣用專業角度解決問題,加上視野較微觀,容易忽略基本邏輯,而將焦點放在「區塊鏈本身的技術問題」或「財報的健康與否」。

高效率的齒輪人了解「第一原則」的重要,視野也較宏觀,理解專業有專攻,可能偏好收集各領域的專家,組成顧問團隊處理能力範圍以外的問題。

因此他們較能指出邏輯上的盲點,質疑為何需要的是「律師」?而不是「工程師」(理應較能於追蹤區塊鏈上的金流)或「會計師」(理應為審查公司財務報表的人選)?

秘密4:高效率的齒輪人喜歡降低邊際成本

高效率人士的邊際成本低,當齒輪擺對位置,可以創造較大的綜效,甚至產生複利效應。在所有齒輪都恰如其分時,齒輪人只需要輕輕轉動,就能帶動其他功能的齒輪一起跟著轉。

螺絲人的邊際成本較高,就好像已經鎖進去的螺絲,想要鎖得更緊,就得花費更大的力量。

以投資為例,齒輪人偏向買進並長期持有股債平衡配置的指數型 ETF,因為股債平衡可以透過股票產生報酬,債券則讓資產減少波動,長期持有還能省下大量的管理費、減少稅務,避免因為短期交易而消耗不必要的時間與精力成本,平常只需要注意比例配置、保持學習精神即可,長期而言,能產生強大的飛輪效應。

以個人破億淨資產為例,只需市場有 10% 的成長,就是淨賺 1,000 萬,全是因為過去 25 年來不斷透過多元資產提高投資策略的效率所致。就投資而言,買進持有策略的效率是最高的,邊際成本也最低。

螺絲人的思維模式則相信努力交易就可以勝過大盤表現,因此願意花一萬小時學習各種交易技術,卻沒想到對作的也是一萬小時的高手,高手交鋒,非死即傷。

若有人資產上億,想透過交易來賺到 1,000 萬的淨成長,必須尋找相關標的將上億資金投入,並在一段時間內賺到 10% 後有紀律的停利。操作如此大金額的本金,難免影響情緒,導致生活品質不佳;又或著只敢動用 10 % 的資金,追求 100% 的報酬,讓其他 90% 的資金沉睡,導致資金利用率低落。

這種低效率的投資策略(交易),容易資產越大、反而越辛苦的結果。真正有效率的投資策略應該是越投資、生活越輕鬆,有大量時間陪伴家人或朋友。

再例如,我最近有考慮跟著「傳善獎」一起捐贈。這個獎項就好像 NPO 界的 ETF,既解決我想高效率助人的意願,又分散風險,也省去我審核基金會的心力。透過這種「跟單」的思維,大幅降低我在捐贈過程中尋找受贈單位損耗的時間與專注力,也是一種高效率的運用。

又比如,我平常就有在各領域自我學習的習慣,既幫助自己成長,又能把整理過的知識拿來授課與分享,達成教學相長的效果,這種「一次輸入、多次輸出」的高效率動作邊際成本相當低,讓我省下不少時間。

延伸閱讀:《1萬小時練操盤也是賭?操盤等於賭博的3大理由》

如何擁有高效率的人生,賺錢也賺幸福?

我的第一本書《一生幸福的人生企畫書》中有提到如何擁有高效率的人生,大意是要「一事九倍」,盡可能做一件事的同時滿足人生多個面向,舉凡家庭、公益、學習、事業、健康等等,也用齒輪來舉例過。以下是一些節錄。

順著本性工作的人最有效率

快樂跟金錢可以同時擁有,公式是:

熱情 + 天賦 + 商業。

年輕時可以不斷探索,透過不同的見識,了解自己真正的熱情所在。當我們結合熱情、天賦與工作(商業/收入)時,效率是最高的。因為在做自己喜歡的事,即使遇到一些挫折,也遠遠比在不喜歡的工作遇到挫折來得輕鬆。

珍惜光陰,就是高效率

效率就是在同樣的時間、同樣的付出,取得最大成果。學會管理我們的時間,避免浪費在無意義或低價值的活動上。

我們可以利用工具或 APP 了解自己的時間花在哪,定期檢討,以確保有效地利用每一分每一秒,並留意自己是否經常陷入窮忙的窘境。

注重生活平衡,就是高效率

高效率的人會兼顧生活各個面向,常見的反面案例為努力成就「事業」而沒有時間運動,影響「健康」,或是努力花很多時間「理財」,但沒時間陪伴家人影響家庭「關係」。

如果一項投資讓你提心吊膽,損益造成的情緒影響到工作或家人,就不是有效率的投資。

持續學習,就是高效率

高效率的人樂於學習,有時也會跨域學習。但是他們不會隨意斜槓,而會在本業上持續疊加新能力,產生複利的綜效。

想想看,我們的人生有什麼是可以「學一技,致百用」的能力?這些能力就是人生必學清單。

留意終身效率,而不是短期效率

我們要從結果推想過程。以個人的財務目標為例,就是希望一生累積 2,000 萬,如果放到平均年成長 6% 的地方,每個月就有 10 萬的現金流。因此,資產累積到 2,000 萬,就是我的長期目標,我想要的是用被動收入產生的現金流,過上愜意的生活,而非每天提心吊膽的交易。

又如,A 在年輕時探索不同領域,累積各種閱歷;而 B 畢業後進入一家公司,一待就準備在一個崗位待到退休,平時只需要簡單的文書技能就能勝任工作。雖然短時間看來,B 的效率似乎高於 A,但當時間拉長,A 打磨了各種能力,比 B 更有籌碼在未來變動的世界中取得其他好機會。


延伸閱讀:《斜槓其實超沒效率?關注這3點才能高效斜槓》

總結

若想賺錢也賺幸福,我也鼓勵讀者嘗試「一事多倍」的高效率生活,例如聚焦於通則、適度跨域等等,慢慢會發現自己的時間充裕許多,也更能抓住生活的重點。

總之,若發現自己忙得沒日沒夜,就是低效率的徵兆,要提醒自己盡量像齒輪一樣,兼顧其他面向,而非像螺絲一樣,把自己弄得暈頭轉向。

關於跨域方面的探索以及《跨能致勝》的讀書心得,我的學生整理過更完整的內容

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